"Unser ERP darf keine Schnittstelle haben." Warum das ein Fehler ist.
Das ERP ist das Herzstück des Unternehmens. Das stimmt. Aber Herzstücke pumpen Blut, sie horten es nicht. Solange euer ERP keine Daten rausgibt, arbeitet der Rest des Unternehmens manuell dagegen an.
Das Stammdaten-Team. Die manuellen Exporte. Die Fehler die trotzdem passieren.
Irgendwann hat jemand entschieden: an unser ERP kommt niemand ran. Zu wichtig. Zu sensibel. Zu viel Risiko.
Das Ergebnis: Ein Stammdaten-Team das Kundendaten manuell erfasst sobald ein Interessent zum Kunden wird. Ein Innendienst der Exporte zieht, aufbereitet und weiterleitet. Ein Vertrieb der zwischen CRM und ERP wechselt weil die Systeme nicht miteinander reden.
Und trotzdem gibt es Dubletten. Weil Menschen Fehler machen, genauso wie Maschinen. Nur ohne die Möglichkeit Logik zu hinterlegen die diese Fehler verhindert.
Drei Situationen die entstehen wenn das ERP eine Insel bleibt.
Diese Situationen kennen wir aus fast jedem Unternehmen das zu uns kommt.
Interessent wird Kunde, niemand weiß es im ERP
Der Vertrieb schließt den Deal im CRM. Jetzt muss jemand den neuen Kunden manuell im ERP anlegen. Adresse prüfen, Debitorennummer vergeben, Zahlungsbedingungen hinterlegen. Das Stammdaten-Team hat wieder Arbeit. Und bis es erledigt ist kann keine Rechnung gestellt werden.
Das Ergebnis: Verzögerungen im Rechnungsprozess und manueller Aufwand der sich täglich wiederholt.
Angebote entstehen im falschen System
Das CRM hat keine aktuellen Preise und Produktinformationen, weil diese im ERP liegen und keine Schnittstelle existiert. Also werden Angebote doch im ERP geschrieben. Der Vertrieb jongliert zwei Systeme, verliert Überblick und Zeit.
Das Ergebnis: Das CRM wird zum reinen Kontaktverwalter statt zum zentralen Vertriebswerkzeug.
Umsätze und Kennzahlen fehlen im CRM
Der Vertriebsleiter will wissen wie viel ein Kunde im letzten Jahr gekauft hat. Diese Information liegt im ERP. Im CRM ist sie nicht sichtbar. Also ruft er die Buchhaltung an. Oder exportiert selbst.
Das Ergebnis: Entscheidungen auf Basis von Daten die niemand auf Knopfdruck abrufen kann.
Die Schnittstelle wird abgelehnt bevor sie designt wurde.
Die Sorge ist verständlich: wenn das CRM Kundendaten ändern kann, landet vielleicht die falsche Adresse auf der Rechnung. Wenn externe Systeme ins ERP schreiben können, verlieren wir die Kontrolle über die Stammdaten.
Das stimmt, wenn die Schnittstelle schlecht designt ist.
Aber eine ERP-Schnittstelle muss nicht bedeuten dass jedes System alles lesen und schreiben darf. Es geht um klare Regeln: das ERP bleibt das führende System für Kundenstammdaten. Adressen werden dort geändert, nicht im CRM. Aber das CRM darf lesen. Und bestimmte Daten wie neue Kundennummern dürfen automatisch übertragen werden.
Die Frage ist nicht ob eine Schnittstelle sicher sein kann. Die Frage ist ob sie gut designt wird.
Erst verstehen was wohin fließen soll. Dann bauen.
Bevor wir eine ERP-Schnittstelle bauen, klären wir welche Daten in welche Richtung fließen sollen und wer die Hoheit darüber hat.
Kundenstammdaten führt das ERP. Punkt. Ansprechpartner im Vertrieb pflegt das CRM, weil die ERP-Ansprechpartner oft andere sind und ein unnötiger Kontakt-Sync mehr Probleme schafft als löst. Produktpreise und Produktinformationen fließen aus dem ERP ins CRM, damit der Vertrieb Angebote direkt im CRM erstellen kann. Umsätze und Kennzahlen fließen aus dem ERP ins CRM, damit der Vertrieb den vollen Kundenkontext hat ohne zwischen Systemen zu wechseln.
Das Ergebnis ist ein Vertrieb der primär im CRM arbeitet, ohne Abspünge ins ERP. Neukunden landen automatisch im ERP sobald der Deal gewonnen ist. Kein Stammdaten-Team das auf Zuruf anlegt. Kein Vertriebsmitarbeiter der zwei Systeme gleichzeitig pflegt.
Stammdaten-Team entlastet. Vertrieb arbeitet nur noch im CRM.
Ein B2B-Unternehmen mit 12 Vertriebsmitarbeitern. CRM und ERP existieren seit Jahren nebeneinander, ohne Verbindung. Ein zweiköpfiges Stammdaten-Team pflegt neue Kunden manuell ins ERP ein sobald der Vertrieb einen Deal abschließt. Durchschnittliche Wartezeit bis zur ersten Rechnung: 2 Tage.
Wir analysieren welche Datenfluüsse wirklich gebraucht werden und welche nicht. Keine vollständige Synchronisation, sondern gezielte Übergaben an den richtigen Stellen.
- Neukunden-Anlage im ERP vollautomatisch bei Deal-Abschluss im CRM
- Produktpreise aus ERP ins CRM synchronisiert, Angebote jetzt direkt im CRM
- Umsätze und Offene Posten aus ERP im CRM sichtbar
- Stammdaten-Team von manueller Erfassung entlastet
- Wartezeit bis zur ersten Rechnung: von 2 Tagen auf 0
“Wir haben jahrelang gesagt, die Schnittstelle ist zu riskant. Dabei war das Risiko die ganze Zeit der manuelle Prozess.”
Was ihr uns zur ERP-Schnittstelle meistens fragt.
EUER ERP SITZT IM ZENTRUM. ABER ES REDET MIT NIEMANDEM.
Beschreibt uns kurz welche Systeme ihr habt und was manuell passiert, wir sagen euch in einem Gespräch was möglich ist.