Software Ausschreibung: Warum du damit wahrscheinlich Zeit verschwendest

Ich kenne Software Ausschreibungen von beiden Seiten. Als Berater der sie begleitet hat. Als Anbieter der sie erhalten hat. Und als Problemlöser der danach aufgeräumt hat.

Meine ehrliche Einschätzung: Für alle Beteiligten ist eine Software Ausschreibung meistens richtig doof.

Was bei einer Ausschreibung wirklich passiert

Du definierst Anforderungen. Wählst potenzielle Anbieter aus. Schreibst sie an. Legst Timelines fest — für Fragen, Antworten, Präsentationen. Dann wartest du. Antworten trudeln in völlig unterschiedlichen Formaten ein. Du clusterst, sortierst, vergleichst gewürfelte Preise. Es gibt Meetings über die Ergebnisse dieser Meetings. Du erstellst eine Shortlist. Anbieterpräsentationen. Entscheidung — oder auch nicht. Dann Verhandlung.

Bis dahin ist echt viel Wasser die Elbe runtergeflossen.

Und was bekommst du am Ende? Meistens SAP. Oder Eigenbau. Weil man jemanden kennt. Weil es bequem ist. Weil die Entscheidung irgendwann einfach getroffen werden musste.

Was auf der Anbieterseite passiert — das sagt dir niemand

Die smarten Anbieter — oft genau die mit den besten Lösungen — antworten gar nicht erst. Warum sollten sie? Ein RFP zu beantworten kostet Tage, manchmal Wochen. Für eine Chance die statistisch gegen null geht.

Die Anbieter die antworten sind oft genau die, die um jedes einzelne Projekt kämpfen müssen. Die ihre On-Premise-Lösung ins Rennen bringen, die gefühlt seit 2012 keinen echten Refresh mehr bekommen hat. Die Zeit investieren weil sie es müssen — nicht weil sie die beste Lösung für dich haben.

Und sobald ein externer Berater die Ausschreibung begleitet? Alle Alarmglocken auf Rot. Erfahrene Anbieter wissen: Der weiß schon wer das Ding gewinnen soll. Die Ausschreibung ist Formalität.

Das schmutzige Geheimnis der Ausschreibung

Viele Unternehmen starten eine Ausschreibung weil sie sich erhoffen, dass einer der Anbieter — der smart genug und doof genug ist, viel Energie in die Unterlagen zu stecken — ihnen beibringt was sie eigentlich brauchen.

Die Ausschreibung als kostenloser Beratungsprozess auf Kosten der Anbieter. Das klingt hart — aber ich habe es oft genug erlebt.

Das eigentliche Problem: Es ist meistens nicht das Tool

Hier liegt das größte Missverständnis. Das Tool ist selten das Problem. Die Entscheidungswege sind das Problem. Die Prozesse. Die Art und Weise Projekte anzugehen.

Viele Probleme lassen sich auch ohne neue Software lösen. Und die Wahrscheinlichkeit, dass die gleichen Probleme im neuen Tool genauso auftauchen — manchmal sogar schlimmer — ist fast vorprogrammiert. Es beginnt bereits bei der Einstellung: Wir kaufen ein neues Tool, dann wird alles besser.

Wird es nicht. Nicht automatisch.

Was du stattdessen tun solltest

Bevor du die nächste Software Ausschreibung startest — lass jemanden mit echter Problemlöser-Einstellung auf dein Problem schauen.

Nicht jemanden der dir eine Lösung verkaufen will. Jemanden der dir sagt ob du überhaupt eine neue Lösung brauchst.

Manchmal ist die Antwort: Nein. Manchmal ist sie: Ja, aber nicht das was du dir vorgestellt hast. Manchmal ist sie: Euer Problem ist woanders.

Diese Antwort bekommst du nicht aus einer Ausschreibung. Die bekommst du nur wenn jemand wirklich hinschaut.

Falls du gerade vor einer Software-Entscheidung stehst und dir nicht sicher bist ob du auf dem richtigen Weg bist — meld dich bei uns. Bevor du eine Ausschreibung startest, nicht danach.

— Robert