Zu viele Tools. Zu wenig Überblick. Zu hohe Kosten.
Ihr habt nicht zu wenig Software. Ihr habt zu viel davon, die falsche davon, oder niemanden der den Überblick behält. Wir räumen auf. Das ist unsere Software Beratung.
Irgendwann kippt jeder Tool-Stack.
Slack für Kommunikation. Teams auch. Asana für Tasks. Oder war es Monday? Notion für Docs. Confluence auch. SharePoint irgendwie noch. Und ChatGPT, weil jemand einen LinkedIn-Post dazu gesehen hat.
Niemand weiß mehr wo was lebt. Niemand weiß was es kostet. Und jede Abteilung baut parallel ihre eigene Insellösung, weil das zentrale System die eigenen Bedürfnisse nicht abdeckt.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein Software-Problem. Und es löst sich nicht von selbst.
Jedes Quartal ein neues Feature. Niemand fragt ob es sich rechnet.
Die Hersteller kommen verlässlich. Zum Quartalsende, spätestens zum Jahresgespräch. Mit neuen Features, neuen Modulen, neuen Bundles. Der Preis klingt fair, die Demo sieht gut aus, und die Angst etwas zu verpassen tut den Rest.
Also wird gebucht. Und dann noch einmal. Und dann nochmal.
Das Problem ist nicht der einzelne Aufpreis. Das Problem ist, dass niemand das Gesamtbild im Blick hat. Keine Vogelperspektive, kein Überblick wer was wirklich nutzt, keine Zahl die sagt ob sich die Mehrkosten überhaupt rechnen. Die Software-Kosten wachsen still und stetig, bis jemand auf die Gesamtrechnung schaut und sich fragt wann das eigentlich passiert ist.
Die häufigsten Situationen in unserer Software-Beratung.
Diese Situationen kennen wir aus fast jedem Unternehmen das zu uns kommt.
Zu viele Tools, kein Überblick
Jedes Team hat seine eigene Insellösung. Daten leben an fünf verschiedenen Orten. Niemand hat den Überblick und niemand will die Verantwortung übernehmen. Doppelte Datenpflege ist längst Alltag.
Das Ergebnis: Kosten die niemand kennt und Prozesse die niemand versteht.
Technische Probleme die niemand angeht
Die Systeme laufen, aber niemand versteht sie mehr wirklich. Eure besten Leute verbringen ihre Zeit damit Brände zu löschen statt Dinge voranzubringen. Vendor Lock-in überall, Dokumentation nirgends.
Das Ergebnis: Wachstum das von innen gebremst wird.
Systeme die nicht miteinander reden
CRM, ERP, Shopsystem, Buchhaltung, alle als Insellösungen. Manuelle Exports, doppelte Datenpflege, Fehler die niemand sofort sieht. Integration war seit zwei Jahren geplant.
Das Ergebnis: Manueller Aufwand der skaliert statt automatisiert wird.
Die Tool-Verantwortung bremst alles
Die Hoheit über alle Systeme liegt in der IT oder auf wenigen Schultern verteilt. Gleichzeitig läuft seit zwei Jahren das große ERP-Projekt. Alle anderen Vorhaben stehen still, weil niemand den Kopf frei hat für eine kleine Anpassung im Marketing, im Vertrieb oder im Produktteam. Jede Anfrage landet in der Queue. Jede Queue wächst.
Das Ergebnis: Teams die warten statt arbeiten.
Bevor wir Empfehlungen machen, verstehen wir was wirklich da ist.
Jede gute Software-Beratung beginnt nicht mit Empfehlungen. Sie beginnt damit, die aktuelle Architektur zu verstehen.
Wir erleben zu oft, dass Abteilung A nicht weiß was Abteilung B macht. Und dass für genau diesen Zweck bereits eine eigene Insellösung existiert, die niemand sonst kennt.
Erst wenn wir verstanden haben was es gibt, wo der Schuh drückt und wo die Reise langfristig hingehen soll, steigen wir ins Detail ein.
- Welche Systeme gibt es überhaupt? ERP, CRM, PIM, Projektmanagement, Shop, Kommunikation, ...
- Sind diese Systeme zentral vorhanden oder gibt es drei CRMs für verschiedene Produktbereiche?
- Sprechen diese Systeme miteinander, oder existieren sie als Insellösungen still nebeneinander ohne Schnittstellen?
- On Prem vs. Cloud Tools
- Sind die Nutzer überhaupt zufrieden damit, oder ist das Kind bereits in Teilen in den Brunnen gefallen?
Wie unsere Software-Beratung in der Praxis aussieht.
Ein mittelständisches Unternehmen mit 80 Mitarbeitern kommt zu uns. Nicht weil alles brennt, sondern weil die monatlichen SaaS-Kosten explodiert sind und niemand mehr genau sagen kann welche Tools wirklich genutzt werden.
Wir schauen uns in der ersten Woche an was tatsächlich vorhanden ist: 23 aktive Software-Abonnements, davon 11 mit weniger als 20% Nutzung im letzten Quartal. Drei Systeme machen im Prinzip dasselbe. Zwei Abteilungen haben eigene Insellösungen gebaut, weil das zentrale CRM ihre Anforderungen nicht abdeckt.
Das Ergebnis nach sechs Wochen: Acht Tools gekündigt, zwei Systeme integriert, eine Abteilung mit einer sauberen Lösung statt drei Workarounds. Die monatlichen Softwarekosten um 34% reduziert. Und ein Team das wieder weiß wo was lebt.
Kein neues Tool eingeführt. Kein Vendor-Pitch. Einfach aufgeräumt.
Software-Beratung die nicht mit einem neuen Tool anfängt.
Wir schauen uns zuerst an was ihr habt, was davon wirklich genutzt wird, was es kostet und wo die echten Reibungspunkte liegen. Dann erarbeiten wir gemeinsam was bleibt, was geht und was besser integriert werden muss.
Das Ergebnis ist ein Stack der zu euch passt, nicht umgekehrt. Kein Vendor Lock-in. Keine Insellösungen die niemand wartet. Wissen bleibt in eurem Haus.
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Häufig gestellte Fragen
Wir arbeiten mit Fixed Scope und Fixed Price. Keine Stundensätze die sich magisch verdoppeln. Nach einem ersten Gespräch wissen wir was es braucht und können euch einen konkreten Preis nennen.
Wenn ihr nicht mehr wisst was ihr eigentlich alles bezahlt. Wenn neue Mitarbeiter drei Wochen brauchen um zu verstehen welches Tool wofür ist. Wenn Daten manuell zwischen Systemen kopiert werden. Oder wenn die IT-Kosten schneller wachsen als das Unternehmen.
Je nachdem wen man fragt, ehrlich gesagt. Systemhäuser sprechen gerne von Systemberatung. Software-Häuser die IT-Systeme integrieren nennen es IT- oder Software-Beratung. Andere wiederrum verstehen unter IT-Beratung eher Betriebssysteme, Netzwerke, VPN und Drucker.
Für uns fängt alles mit den Systemen an, die täglich genutzt werden, egal ob Cloud oder On-Premise, und mit der Frage ob diese Systeme die internen Prozesse wirklich unterstützen. Meistens wird dabei eines vergessen: es gibt auch noch einen Kunden da draußen, der genauso davon profitieren sollte, wenn interne Prozesse schlank und sauber laufen.
Nein. Meistens ist das Gegenteil der Fall. Wir reduzieren, integrieren und räumen auf. Neue Software kommt nur dann ins Spiel, wenn es wirklich eine Lücke gibt die anders nicht zu schließen ist.
Eine erste Bestandsaufnahme mit klaren Empfehlungen schaffen wir in zwei bis drei Wochen. Umsetzung und Integration je nach Komplexität in weiteren vier bis acht Wochen.
EUER STACK IST GEWACHSEN. JETZT MUSS ER AUFGERÄUMT WERDEN.
Beschreibt uns kurz euren Stand, wir sagen euch wo der größte Hebel liegt.