Software-Beratung, die mit Aufräumen beginnt.
Ihr habt nicht zu wenig Software. Ihr habt zu viel davon, die falsche oder niemanden, der den Überblick behält. Wir räumen auf, zusammen mit euch und ohne Provision vom Hersteller. Das ist Software-Beratung, aber keine klassische. Am Ende läuft euer Stack, und euer Team betreibt ihn selbst.
Was ist Software-Beratung?
Software-Beratung heißt bei uns: Wir prüfen, welche Software euer Unternehmen nutzt, was sie kostet und ob sie eure Prozesse trägt. Dann kündigen wir, was keiner braucht, verbinden, was zusammengehört, und übergeben alles so, dass euer Team es selbst pflegt.
Ein Konzept-Deck gibt es dabei nicht. Es gibt einen Stack, der läuft.
Irgendwann kippt jeder Tool-Stack.
Slack für Kommunikation. Teams auch. Asana für Tasks. Oder war es Monday? Notion für Docs. Confluence auch. SharePoint irgendwie noch. Und ChatGPT, weil jemand einen LinkedIn-Post dazu gesehen hat.
Niemand weiß mehr, wo was lebt. Niemand weiß, was es kostet. Und jede Abteilung baut parallel ihre eigene Insellösung, weil das zentrale System die eigenen Bedürfnisse nicht abdeckt.
Das ist kein Organisations-Problem. Das ist ein Software-Problem. Und es löst sich nicht von selbst. Bei der Digitalisierung im KMU sehen wir das ständig.
Jedes Quartal ein neues Feature. Niemand fragt, ob es sich rechnet.
Die Hersteller kommen verlässlich. Zum Quartalsende, spätestens zum Jahresgespräch. Mit neuen Features, neuen Modulen, neuen Bundles. Der Preis klingt fair, die Demo sieht gut aus, und die Angst, etwas zu verpassen, tut den Rest.
Also wird gebucht. Und dann noch einmal. Und dann nochmal.
Das Problem ist nicht der einzelne Aufpreis. Das Problem ist, dass niemand das Gesamtbild im Blick hat. Keine Vogelperspektive, kein Überblick, wer was wirklich nutzt, keine Zahl, die sagt, ob sich die Mehrkosten überhaupt rechnen. Die Software-Kosten wachsen still und stetig, bis jemand auf die Gesamtrechnung schaut und sich fragt, wann das eigentlich passiert ist.
Uns ist egal, welches Tool ihr nutzt.
Viele Firmen, die sich Software-Partner nennen, verdienen an den Tools, die sie empfehlen. Sie sind zertifizierter Partner von Herstellern, bekommen Provision für Lizenzen, und haben damit ein wirtschaftliches Interesse daran, dass ihr ein bestimmtes Tool kauft.
Wir sind anders aufgestellt. Wir verdienen nicht an euren Lizenzen. Wir verdienen daran, dass euer Problem gelöst ist. Das klingt nach einem kleinen Unterschied. Es ist keiner. Warum es mehr Macher als Digitalisierungsberater braucht, steht im Blog.
Wenn Tool X das richtige Tool für euer Problem ist, sagen wir das. Wenn es das falsche ist, sagen wir das auch. Und wenn gar kein neues Tool nötig ist, weil das bestehende nur richtig konfiguriert werden muss, dann ist das die Empfehlung, die ihr von uns bekommt. So bewerten wir auch Plattformen wie HubSpot.
Die häufigsten Situationen in unserer Software-Beratung.
Diese vier Lagen kennen wir aus vielen Firmen.
Zu viele Tools, kein Überblick
Jedes Team hat seine eigene Insellösung, die Daten liegen an fünf Orten. Keiner hat den Überblick, keiner fühlt sich zuständig. Doppelte Datenpflege ist Alltag, und was das alles kostet, weiß niemand genau.
Technik, die keiner mehr anfasst
Die Systeme laufen, aber keiner versteht sie mehr wirklich. Eure besten Leute löschen Brände, statt Dinge voranzubringen. Ihr hängt am Hersteller, die Dokumentation fehlt. So bremst sich Wachstum von innen.
Systeme, die nicht miteinander reden
CRM, ERP, Shop und Buchhaltung arbeiten getrennt. Daten wandern per Export und Copy-and-paste, Fehler fallen erst spät auf. Die Schnittstellen sind seit zwei Jahren geplant. Mit jedem Auftrag wächst die Handarbeit.
Die IT kommt nicht hinterher
Euer IT-Team steckt seit zwei Jahren im großen ERP-Projekt. Für eine kleine Anpassung in Marketing oder Vertrieb bleibt keine Zeit, jede Anfrage landet in der Queue. Wir nehmen der IT diese Themen ab, abgestimmt mit ihr, nicht an ihr vorbei.
Bevor wir Empfehlungen machen, verstehen wir, was wirklich da ist.
Jede gute Software-Beratung beginnt nicht mit Empfehlungen. Sie beginnt damit, die aktuelle Architektur zu verstehen.
Wir erleben zu oft, dass Abteilung A nicht weiß, was Abteilung B macht. Und dass für genau diesen Zweck bereits eine eigene Insellösung existiert, die niemand sonst kennt.
Erst wenn wir verstanden haben, was es gibt, wo der Schuh drückt und wo die Reise langfristig hingehen soll, steigen wir ins Detail ein.
Dazu gehört auch das CMS hinter eurer Website. Wann sich ein Wechsel lohnt, zeigt unser Überblick zu Headless CMS.
- Handelt es sich um ein Problem mit Softwarelösung X, oder hat es gar nichts mit dem System zu tun?
- Welche Systeme gibt es überhaupt? ERP, CRM, PIM, Projektmanagement, Shop, Kommunikation ...
- Sind diese Systeme zentral vorhanden, oder gibt es drei CRMs für verschiedene Produktbereiche?
- Sprechen diese Systeme miteinander, oder existieren sie als Insellösungen still nebeneinander ohne Schnittstellen?
- On-Premise oder Cloud?
- Sind die Nutzer überhaupt zufrieden damit, oder ist das Kind bereits in Teilen in den Brunnen gefallen?
So läuft eine Software-Beratung bei uns.
Wir fangen nicht mit einem neuen Tool an, sondern mit dem, was ihr schon habt.
Bestandsaufnahme
Wir sind in euren Systemen und bei den Leuten, die damit arbeiten. Was gibt es, was wird genutzt, was kostet es?
Entscheiden
Gemeinsam legen wir fest, was bleibt, was geht und was verbunden wird. Jede Empfehlung mit Begründung.
Aufräumen und verbinden
Wir kündigen, migrieren und bauen die Schnittstellen. Einfache Verbindungen laufen oft nach einem Tag.
Übergabe
Euer Team versteht den Stack und pflegt ihn selbst. Keine unnötigen Abhängigkeiten zu uns.
So sieht Software-Beratung in der Praxis aus.
Ein Mittelständler mit rund 80 Leuten. Nichts brennt, aber die SaaS-Kosten steigen jeden Monat, und keiner kann sagen, welche Tools wirklich genutzt werden.
In der ersten Woche schauen wir in Verträge, Rechnungen und Nutzungsdaten. Typisch sind Abos, die kaum jemand öffnet, drei Systeme, die dasselbe tun, und zwei Abteilungen mit eigenen Workarounds, weil das zentrale CRM nicht passt.
Danach kündigen wir, was keiner braucht, und verbinden, was zusammengehört. Eine klassische Software-Ausschreibung braucht es dafür meistens nicht. Am Ende weiß das Team wieder, wo was liegt, und zahlt nur noch für Tools, die es nutzt.
Typische Herausforderungen in der Software-Beratung
CRM-Einführung: wenn der Vertrieb nicht mitzieht
Manchmal will der Vertrieb das CRM einfach nicht nutzen. Was die häufigsten Fehler bei der Einführung sind und wie man die Nutzung tatsächlich erhöhen kann.
Dubletten im CRM und ERP dauerhaft lösen
Dubletten in ERP, CRM und Shopsystemen: warum sie entstehen, warum sie bleiben und was sich strukturell ändern muss damit sie nicht wiederkommen.
Legacy System ablösen: ohne Big-Bang-Projekt
Legacy System: Warum der Satz "Never change a running system" im Mittelstand zur teuersten Lüge wird, und was die Alternative zum Öltanker-Projekt ist.
Schatten-IT: Kein Compliance-Problem. Ein Signal.
Schatten-IT ist kein Compliance-Problem. Es ist ein Signal: Abteilungen wollen Fortschritt, aber die offiziellen Wege sind zu langsam. Was das bedeutet und was hilft.
Häufig gestellte Fragen
Den Preis nennen wir nach einem ersten Gespräch und einer Aufwandsschätzung. Erst dann wissen wir, wie viele Systeme, Verträge und Abteilungen betroffen sind. Unser Ziel ist ein fester Preis pro Problem, keine Stundensätze, die sich unterwegs verdoppeln. Ihr kennt den Preis, bevor wir anfangen.
Wenn ihr nicht mehr wisst, was ihr eigentlich alles bezahlt. Wenn neue Mitarbeiter drei Wochen brauchen, um zu verstehen, welches Tool wofür ist. Wenn Daten von Hand zwischen Systemen kopiert werden. Oder wenn die IT-Kosten schneller wachsen als das Unternehmen.
Der Unterschied liegt im Fokus. IT-Beratung meint oft Infrastruktur wie Netzwerk, VPN, Server und Drucker. Software-Beratung setzt bei den Systemen an, mit denen euer Team täglich arbeitet, in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Wir prüfen, ob CRM, ERP und Co. eure Prozesse wirklich tragen. Und ob am Ende auch eure Kunden etwas davon merken.
Nein. Meistens ist das Gegenteil der Fall. Wir reduzieren, verbinden und räumen auf. Neue Software kommt nur ins Spiel, wenn es wirklich eine Lücke gibt, die sich anders nicht schließen lässt. Was wir bauen, kann euer Team danach selbst pflegen.
Eine erste Bestandsaufnahme mit klaren Empfehlungen schaffen wir in zwei bis drei Wochen. Umsetzung und Integration je nach Komplexität in weiteren vier bis acht Wochen.
Beschreibt uns euren Tool-Stack.
Wir sagen euch ehrlich, wo der größte Hebel liegt. Und wenn ihr uns dafür nicht braucht, sagen wir das auch.