Warum deine virtuellen Meetings scheitern — und was du stattdessen tun solltest

Stell dir vor: Ein Problem taucht auf. Jemand sagt "Wir brauchen ein Meeting mit Michael und Sandra." Michael kann spontan nicht. Sandra meint, man sollte noch zwei weitere Personen dazuholen. Das nächste Meeting ist nächste Woche. Einer der Teilnehmer ist im Urlaub. Also übernächste Woche.

Das Problem wartet. Das Meeting auch.

Kommt dir das bekannt vor?

Das Meeting-Problem hat einen Namen: Es ist zu einfach geworden.

Vor Corona gab es Meetings. Seit Corona gibt es Meeting-Kultur. Teams, Zoom, Google Meet — ein Klick, und der Kalender ist voll. Was als Notlösung für das Home Office begann, ist in den meisten Unternehmen zur Standardkommunikation geworden. Nicht weil es funktioniert. Sondern weil es so verdammt einfach ist, jemanden einzuladen.

Das Ergebnis: Kalender die aussehen wie Tetris. Und Tetris gewinnt niemand.

Was in den meisten Meeting-Kulturen schiefläuft

Terminserien füllen Woche für Woche den Kalender — egal ob das Thema noch relevant ist. Die Einladung steht, also findet das Meeting statt.

Zu viele Teilnehmer sitzen drin. Oft nicht die richtigen. Und hier ist das Gesetz das niemand ausspricht: Je mehr Teilnehmer, desto länger das Meeting. Je länger das Meeting, desto schwammiger das Ergebnis. Je schwammiger das Ergebnis, desto wahrscheinlicher das Folge-Meeting.

Nächste Woche gibt es ein Meeting über das Meeting von letzter Woche.

Michael hat abgesagt — wahrscheinlich weil er nicht wusste worum es geht. Niemand hat eine sinnvolle Beschreibung hinterlassen. Niemand hat erklärt welche Entscheidung getroffen werden muss. Niemand weiß ob seine Anwesenheit wirklich notwendig ist.

Und die Historie? Die ist beim nächsten Meeting längst verloren gegangen.

Was ein einziges Meeting wirklich kostet

Rechne kurz mit:

5 Teilnehmer. 1 Stunde pro Woche. 48 Wochen im Jahr.

Das sind 240 Arbeitsstunden — weg. Für ein einziges wöchentliches Meeting. Mit fünf Menschen.

Jetzt zähl mal wie viele solcher Serien in deinem Unternehmen laufen. Dann multipliziere. Dann sitz kurz damit.

Die Regeln die tatsächlich helfen

Kein Meeting ohne klare Beschreibung. Jeder Teilnehmer muss vor der Einladung wissen: Was ist das Ziel? Welche Entscheidung wird getroffen? Was wird von mir erwartet?

Kein Meeting mit mehr als fünf Personen — außer es ist ein Update das auch eine E-Mail sein könnte. Dann schreib die E-Mail.

Keine Terminserie ohne Verfallsdatum. Jede wiederkehrende Serie braucht einen Moment der Frage: Brauchen wir das noch?

Kein Meeting für Probleme die ein Mensch alleine lösen kann — oder die ein kurzes asynchrones Update löst.

Und: Das Meeting hätte auch eine Nachricht sein können. Schreib die Nachricht.

Was wirklich hinter dem Meeting-Wildwuchs steckt

Meetings fühlen sich nach Arbeit an. Nach Fortschritt. Nach Zusammenarbeit. Aber Meetings sind meistens das Gegenteil von Problemlösung — sie sind der Aufschub von Problemlösung.

Hinter zu vielen Meetings steckt oft etwas anderes: Niemand weiß genau wer wofür zuständig ist. Entscheidungen werden nicht getroffen — sie werden vertagt. Das Problem ist nicht das Kalender-Tool. Das Problem sind die Strukturen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege dahinter.

Und die löst kein besseres Meeting-Etiquette-Guide.

Falls du einfach nur ein Problem gelöst haben willst — meld dich bei uns.

— Robert