Datensilos: Wenn jedes System seine eigene Wahrheit hat.
Marketing sagt 2.000 Leads. Vertrieb sagt 1.200. Buchhaltung sagt 340 zahlende Kunden. Alle drei haben recht. Aus ihrer Systemsicht.
Was sind Datensilos eigentlich?
Datensilos entstehen wenn Systeme im Unternehmen Daten speichern ohne sie mit anderen Systemen zu teilen. Das CRM kennt die Kundenhistorie. Das ERP kennt die Bestellungen. Die Buchhaltung kennt die Zahlungen. Drei Systeme, drei Wahrheiten, und niemand der sie zusammenführt.
Das Problem ist selten technisch im engeren Sinn. Es ist organisatorisch gewachsen. Tool für Tool wurde eingeführt, jedes für sich sinnvoll, aber nie als Ganzes gedacht. Wer heute fragt "wie viele aktive Kunden haben wir wirklich", bekommt je nach gefragtem System eine andere Antwort.
Datensilos aufbrechen bedeutet nicht ein neues System einführen. Es bedeutet dass bestehende Systeme anfangen miteinander zu reden.
Drei Zeichen dass Datensilos euer Unternehmen ausbremsen.
Diese Situationen kennen wir aus fast jedem Unternehmen das mit gewachsenen Systemlandschaften arbeitet.
Niemand weiß welche Zahl stimmt
Marketing, Vertrieb und Buchhaltung präsentieren in einem Meeting drei unterschiedliche Kundenzahlen. Jeder verteidigt seine Quelle. Niemand fragt warum die Zahlen überhaupt unterschiedlich sind.
Das Ergebnis: Entscheidungen werden aus dem Bauch getroffen, weil sich niemand traut zu sagen welche Zahl die richtige ist.
Eine Person hält das System zusammen
Irgendjemand pflegt eine Excel-Tabelle die Daten aus mehreren Systemen händisch zusammenführt. Diese Person ist im Urlaub? Die Zahlen sind veraltet. Diese Person kündigt? Niemand weiß mehr wie die Tabelle funktioniert.
Das Ergebnis: Ein einzelner Mensch wird zum Single Point of Failure für die Unternehmenssteuerung.
Daten werden doppelt erfasst und widersprechen sich
Ein Kunde ändert seine Adresse im Kundenportal. Im CRM wird sie aktualisiert. Im ERP nicht. Die Rechnung geht an die alte Adresse. Jemand muss es händisch korrigieren, wenn es überhaupt auffällt.
Das Ergebnis: Doppelarbeit, Fehler, und Kunden die sich fragen ob das Unternehmen weiß was es tut.
Warum lösen die meisten Unternehmen das Problem falsch?
Der naheliegende Reflex: noch ein Tool einführen. Ein Dashboard das alle Daten zusammenführt, eine Business-Intelligence-Lösung, ein neues CRM das alles können soll.
Das Problem dabei: ein neues Tool löst keine fehlende Schnittstelle. Es fügt im schlimmsten Fall ein viertes System hinzu das auch nicht mit den anderen redet. Jetzt gibt es vier Wahrheiten statt drei.
Der zweite typische Fehler: man versucht alle Systeme auf einmal zu verbinden. Großes Integrationsprojekt, viele Monate, am Ende ein Frankenstein-System das niemand vollständig versteht und das beim ersten Update eines der Quellsysteme zusammenbricht.
Datensilos aufbrechen heißt nicht alles auf einmal verbinden. Es heißt die eine Verbindung zu bauen die den größten Schmerz löst, und von dort aus weiterzumachen.
Wo fängt man wirklich an?
Zuerst die Frage die alle überspringen: welche Dateninkonsistenz tut am meisten weh? Nicht theoretisch, sondern konkret. Ist es die Kundenzahl im Vertriebsmeeting? Sind es doppelte Adressen die zu falschen Rechnungen führen? Ist es die manuelle Exceltabelle die jede Woche zwei Stunden kostet?
Eine Schnittstelle die dieses eine Problem löst bringt mehr als ein Integrationsprojekt das alles auf einmal lösen will, aber in Monat sechs immer noch nicht läuft.
Und dann die zweite Frage: welches System ist die Quelle der Wahrheit? Nicht jedes System muss alles wissen. Aber es muss klar sein wo die Wahrheit beginnt und wohin sie fließt. Ohne diese Klarheit verbindet man nur Chaos mit Chaos, etwas schneller.
Datensilos aufbrechen ist selten ein einzelnes großes Projekt. Es ist eine Reihe kleiner, klarer Verbindungen, jede für sich nützlich, die sich über Zeit zu einer funktionierenden Systemlandschaft summieren.
Wo könnte der erste Faden anfangen?
In der Datenwelt gibt es dafür einen Begriff: Master Record oder Golden Record. Die eine verbindliche Version eines Datensatzes, von der alle anderen Systeme abhängen. Klingt nach großer Theorie, ist aber im Kern eine einfache Frage: wenn CRM und ERP sich bei einem Kunden widersprechen, welches System hat recht?
Der erste praktische Schritt dahin ist oft banaler als gedacht: einfach eine ID. Wenn ein neuer Kunde bestellt, wird im CRM eine Kundennummer erzeugt. Im ERP entsteht parallel eine Debitorennummer. Wenn diese beiden IDs nirgendwo miteinander verknüpft sind, fängt das Auseinanderlaufen schon hier an.
Manche Unternehmen speichern deshalb die Debitorennummer als Feld im CRM. Andere speichern die CRM-ID im ERP. Beides funktioniert, solange es konsequent gemacht wird.
Schwieriger wird es bei Kunden mit mehreren Standorten oder abweichenden Rechnungsempfängern. Ein Kunde, drei Lieferadressen, ein Rechnungsempfänger der nicht der Hauptkontakt ist: hier laufen CRM und ERP fast automatisch auseinander, wenn die Struktur nicht von Anfang an mitgedacht wurde. Genau deshalb lohnt sich die ID-Frage schon beim ersten Auftrag, nicht erst wenn das Chaos bereits da ist.
Je nach Setup kann das ganz unterschiedlich aussehen. Manchmal wird das ERP ab dem Moment wo aus einem Interessenten ein Kunde wird zum führenden System für Kundendaten. Der Vertrieb bleibt trotzdem regelmäßig im Kontakt und pflegt weiter im CRM. Idealerweise einigt man sich darauf welches System wofür führend ist, eine Lösung die für das eigene Unternehmen am sinnvollsten ist. In den meisten Fällen stellt aber niemand diese Frage überhaupt.
Eine Pflichtfeld-Änderung. Wenige Stunden Arbeit. Ein Sales-Team das nicht mehr aus dem Bauch entscheidet.
Ein Unternehmen hatte das klassische Problem: CRM und ERP kannten denselben Kunden, aber nicht dieselbe Wahrheit. Umsätze waren im ERP sichtbar, das Sales-Team sah sie im CRM aber nicht und entschied nach Gefühl statt nach Zahlen.
Statt eines großen Integrationsprojekts haben wir bei der Debitorenanlage im ERP die CRM-ID zum Pflichtfeld gemacht. Einmalig wurden bestehende Debitoren nachträglich mit ihrer CRM-ID versehen, wenige Stunden Arbeit. Ab diesem Moment gab es einen klaren Anker zwischen beiden Systemen, und Automatisierung in beide Richtungen wurde möglich.
- CRM-ID als Pflichtfeld bei der Debitorenanlage im ERP
- Bestehende Debitoren einmalig nachträglich verknüpft
- Kleine Logik gebaut die ERP-Umsätze summiert im CRM anzeigt
- Sales-Team sieht jetzt Umsätze direkt im gewohnten Tool
- Entscheidungen basieren auf Zahlen statt auf Bauchgefühl
- Geringer Aufwand, aber das Fundament für weitere Automatisierung gelegt
“Datensilos aufbrechen heißt nicht alles auf einmal verbinden. Es heißt die eine Verbindung zu bauen die am meisten wehtut, und von dort aus weiterzumachen.”
Was ihr uns zu Datensilos meistens fragt.
Nein. Der häufigste Fehler ist der Versuch alles auf einmal zu lösen. Meistens reicht es die eine Verbindung zu bauen die das größte Problem löst, und von dort schrittweise weiterzumachen.
In den meisten Fällen nicht. Ein neues Tool löst keine fehlende Schnittstelle, es kann das Problem sogar verschlimmern. Meistens reicht es bestehende Systeme über eine Schnittstelle miteinander reden zu lassen.
Schaut wo manuell nachgepflegt, korrigiert oder zusammengetragen wird. Wo eine Person eine Exceltabelle pflegt, oder wo in Meetings über unterschiedliche Zahlen diskutiert wird, sitzt meistens das größte Problem.
Eine einzelne, gut definierte Schnittstelle lässt sich oft in Tagen oder wenigen Wochen bauen. Ein komplettes Umdenken der Systemlandschaft dauert länger, aber man muss nicht darauf warten um den ersten Schmerzpunkt zu lösen.
EURE SYSTEME SOLLTEN MITEINANDER REDEN. NICHT IHR FÜR SIE.
Wenn ihr wissen wollt wo eure größten Datensilos sitzen und welche Schnittstelle den meisten Unterschied macht, redet mit uns.